Автоматизация бизнес-процессов компании: от разбора до работающих процессов
Разбираемся, как работа идёт сейчас, и переносим её в систему: продажи, согласования, документы, отчётность. Инструмент выбираем под задачу — Битрикс24, свой сервис или ИИ, а не наоборот.
Сначала процесс, потом система
Самая частая ошибка — купить систему и надеяться, что она наведёт порядок. Система закрепляет тот порядок, который уже есть: если он путаный, получится путаница, только быстрее.
Как делаем мы
- Смотрим, как работа идёт на самом деле, а не как описано в регламенте
- Находим места, где теряется время: двойной ввод, согласования в почте, ручные отчёты
- Считаем, сколько это стоит компании в часах
- Предлагаем порядок: что автоматизировать первым, что позже, а что не трогать
Когда автоматизировать рано
- Процесса нет: каждый сотрудник делает по-своему, и никто не знает, как правильно
- Процесс меняется каждый месяц — сначала он должен устояться
- Задача разовая: дешевле сделать руками, чем настраивать
- Данные в беспорядке: справочники, остатки и контакты сначала надо привести в порядок
Если увидим такое — скажем прямо. Продавать большой проект там, где хватит малого, невыгодно нам самим.
Чаще всего просят про это
Продажи
Заявки со всех каналов в одном месте, ничего не теряется
- Воронка под ваш процесс продажи
- Задачи и напоминания менеджерам
- Счета, договоры и КП по шаблону
Согласования
Договор или заявка идут по маршруту, а не по почте
- Маршруты с ответственными и сроками
- Видно, у кого застряло
- История решений сохраняется
Документы
Формируются сами и уходят контрагенту
- Документы из данных сделки
- Отправка через ЭДО
- Контроль подписания
Отчётность
Сводки собираются сами, а не в ночь перед совещанием
- Отчёты руководителю по расписанию
- Управленческий учёт
- Показатели отделов
Поддержка клиентов
Обращения не теряются, ответы быстрее
- Все каналы в открытых линиях
- ИИ на первой линии
- Контроль сроков ответа
Три инструмента и когда какой дешевле
У нас нет задачи продать конкретную систему. Выбор простой: что решает задачу меньшими деньгами и остаётся поддерживаемым.
| Инструмент | Когда подходит | Срок | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Битрикс24 | Продажи, задачи, документы, портал для сотрудников — большинство задач закрывается настройкой | от 2 недель | час 3 000 / 4 000 ₽, лицензия от 2 490 ₽ в месяц |
| Свой сервис | Задача не ложится в готовые решения: свой учёт, расчёты, кабинет для клиентов | от 4 недель | от 140 000 ₽ |
| ИИ | Живой язык: переписка с клиентами, ответы по документам, разбор звонков | от 3 дней для готовых решений | запуск 0 ₽, подписка от 7 000 ₽ в месяц |
Продажи ведём в Битрикс24, отчёт собственнику считает свой сервис, на первой линии отвечает ИИ. Важно, чтобы части были связаны и данные не приходилось вводить дважды — этим и занимаются интеграции.
Этапы и что остаётся у вас после каждого
Большой проект режем на куски, каждый из которых заканчивается работающим функционалом. Так вы платите за результат по частям и в любой момент можете остановиться, не потеряв вложенное.
Что уже сделали
КИП СЕРВИС. Перенесли данные сразу из двух систем — облачного Битрикс24 и amoCRM, подключили телефонию, почту и мессенджеры, обучили компанию.
Как делали →Экология Поволжья. Развернули коробку из облачного бэкапа на 30 ГБ за субботу и с первой попытки, сделали нетиповой отчёт по мотивации сотрудников.
Как делали →Свой управленческий учёт. Автоматизировали собственную отчётность: деньги, расходы и зарплата считаются сами. Сначала сделали себе, потом стали предлагать клиентам.
Читать →Частые вопросы
Сколько стоит автоматизация?
Считается по часам, ставка зависит от того, на чём делаем: для работ по Битрикс24 она указана на отдельной странице. Небольшой процесс — от 20 часов, автоматизация отдела — от 80 часов. Точную смету даём после разбора, до начала работ.
С чего начать, если ничего не автоматизировано?
С одного процесса, который болит сильнее всего, — обычно это продажи. Не пытайтесь охватить компанию целиком: такие проекты тянутся годами и часто не доходят до конца.
Сколько времени это займёт у нас?
Нужен человек, который знает процесс и может принимать решения. На разбор — несколько встреч по часу, дальше — приёмка каждого этапа. Если такого человека нет, автоматизация встанет: мы не можем решить за вас, как должна идти работа.
А если сотрудники не станут этим пользоваться?
Так бывает чаще, чем технические сбои. Помогает три вещи: не заставлять вводить лишнее, объяснить выгоду для самих сотрудников и обучить по ролям. Записи обучения остаются у вас, новые сотрудники смотрят их сами.
Обязательно ли Битрикс24?
Нет. Мы платиновый партнёр и знаем его лучше всего, но если задача решается проще другим способом — скажем об этом. Бывает, что хватает небольшого своего сервиса или наведения порядка в таблицах.
Что останется у нас после проекта?
Настроенная система, описание процессов, записи обучения и доступы. Мы не держим ключи от вашей автоматизации: продолжать работу можно с любым подрядчиком.
Обсудим вашу задачу
Опишите, что нужно сделать, или спросите про решение из маркетплейса — ответим, что подойдёт, и назовём сроки и стоимость.