Как мы перевели управленческий учёт из Excel в свой сервис

Управленческий учёт нашей компании с 2017 года жил в одной большой таблице. Свести её за месяц — полдня. Занести зарплату — час, и так трижды в месяц. Теперь учёт живёт в сервисе: данные собираются сами, картина видна в реальном времени, в том числе с телефона.

Признаваться в этом неловко — статья получилась про нас самих. Рассказываем, что было не так с таблицей, что мы сделали вместо неё и что при этом всё равно осталось ручным.

Как было

Таблица на несколько листов. Зарплата с колонкой на каждую выплату, касса, свод по месяцам, справочники — всё в одном файле, всё связано формулами.

Раз в месяц наступал день «Х», когда нужно было свести таблицу. Данные приходилось собирать из разных источников:

Дальше всё это кропотливо раскладывалось по ячейкам: приход — сюда, расход — туда, некоторые приходы нужно было учитывать в январе, хотя пришли они в феврале, — потому что по факту заработали мы их в январе. Были разные правила, которые не очевидны. Их записали в подсказки — и всё равно сами путались и перечитывали постоянно. После заполнения таблицы мы видели результат.

Что в этом плохо

Не то, что это долго. Долго — переживаемо. Плохо другое.

Картина всегда вчерашняя. Пока месяц не сведён, о прибыли можно только догадываться. Решение «берём этот проект или не тянем» принимается по ощущению, а не по цифре.

Ошибку не видно. Формула, растянутая на одну строку меньше, чем надо, не падает и не подсвечивается. Она просто даёт неверный итог, и заметить это можно через полгода — или никогда.

Цифру нельзя раскрыть. В ячейке стоит «выручка за март». Из чего она сложилась, помнит только тот, кто её собирал, и только пока помнит.

Знание живёт в одной голове. Какой платёж считать пополнением кассы, а какой — изъятием прибыли; почему вознаграждение партнёра относится к предыдущему месяцу. Это не записано нигде, кроме памяти человека, который ведёт таблицу.

С телефона не посмотреть. Формально файл открывается. Практически — двенадцать колонок на экране в ладонь не читаются никак.

Что мы сделали

Свой сервис управленческого учёта. Главное решение в нём — техническое, но объяснить его стоит, потому что из него следует всё остальное.

Из этого следует и то, что данные можно пересчитать заново в любой момент, и то, что одну и ту же операцию видно с разных сторон: в выписке, в кассе, в сводной за год.

Данные приходят сами

Раньше сбор был отдельной работой. Теперь это устроено так:

Банк. Точка сообщает о каждом платеже сразу, как он прошёл. Плюс раз в сутки сервис сам перечитывает выписку за последние дни — на случай, если сообщение не дошло: сеть моргнула, сервис перезагружался. Повторное чтение ничего не задваивает, платежи узнаются по идентификатору банка.

Битрикс24. Когда счёт переходит в стадию «Успех», портал сообщает об этом, и сервис дочитывает сам счёт: сумма, способ оплаты, дата. Оттуда берутся две строки, которых в банковской выписке нет в принципе, — выручка наличными и выручка через платёжный сервис. Оплаты на расчётный счёт оттуда не берём: они и так придут из выписки, а посчитать их дважды нельзя.

Отдельно про доверие. Адрес, на который приходят сообщения, открыт в интернет — писать туда может кто угодно. Поэтому сообщению мы не верим на слово: оно служит только поводом перечитать первоисточник. Даже поддельное сообщение в худшем случае заставит сервис лишний раз сходить в банк за выпиской.

Разметка вместо раскладывания по ячейкам

Банк присылает сумму, контрагента и назначение платежа. Что это за движение и к какой статье оно относится, сервис решает правилами.

Цифры, названия компаний и фамилии на всех снимках заменены на тестовые. Любые совпадения случайны.

Выписка из банка: сервис сам подставил статью и тип операции. Оранжевым отмечена строка, которую он не узнал.

Правила пишет сам владелец, на отдельной странице, без программиста. Что не опознано — не пропадает и не угадывается наугад: операция помечается как ждущая статьи, и на главной видно, сколько таких. Поправили правило — нажали кнопку, и оно прошло по всем прошлым операциям разом.

Правила разметки. Точные признаки — ИНН — стоят выше приблизительных.

Из чего состоит сервис

Ниже — про три раздела, где логика оказалась неочевидной.

Сводная

Пятнадцать строк, от выручки до изъятой прибыли, и год по месяцам. Каждая строка знает, откуда она взялась: наведите на название — увидите правило, по которому она собрана. Это ровно то, чего не было в таблице: объяснение цифры хранится рядом с цифрой, а не в голове.

Сводная за год: месяцы по горизонтали, показатели по вертикали.

Касса и счёт — разные вещи

В таблице всё лежало вперемешку, и «сколько у нас денег» было вопросом с уточнением. Сейчас две величины, и считаются они по-разному.

Касса: приход переводом со счёта, расход наличными, остаток считается из движений.

Остаток на счёте сервис спрашивает у банка. Можно было бы посчитать из операций, но банк всегда назовёт ту же цифру, которую владелец видит в интернет-банке, — а это важнее.

Остаток в кассе знаем только мы: банк о наличных не в курсе. Он считается из движений — пришло переводом со счёта и наличной выручкой, ушло тратами и выплатами.

Зарплата

Вместо колонки на каждую выплату — записи с полями: сотрудник, вид выплаты, период, способ, суммы. «Зарплата наличными за август» перестала быть суммой вручную выбранных клеток и стала запросом.

Ведомость за месяц: начислено, к выплате, удержания и способ выплаты.

Сумм две — начислено и к выплате, разница на НДФЛ. Выплата наличными сама создаёт расход из кассы, поэтому касса и ведомость не расходятся в принципе: это одна и та же запись, показанная в двух местах.

С телефона

Сервис ставится на телефон как приложение — из браузера, без магазинов приложений. Открывается на весь экран, со своей иконкой.

Сводная на телефоне перестроена: двенадцать колонок в ладонь не помещаются никак, поэтому там видно один месяц и итог за год, а месяцы листаются стрелками. Переключение мгновенное — год загружается целиком.

Сверху — сколько денег сейчас на счёте и в кассе. Ниже видно один месяц и итог за год; месяцы листаются стрелками. Оформление светлое или тёмное, как в системе.

Что осталось ручным

Не всё стало автоматическим, и обещать обратное было бы нечестно.

• Касса ведётся руками. Банк о наличных не знает, взяться этим данным неоткуда.
• Зарплатные ведомости заводятся руками. Из выписки видно только общую сумму по реестру: банк списывает одним платежом на весь зарплатный проект, без фамилий. В ближайших планах — распознавание выписки из 1С.
• Спорные операции размечает человек. Правила покрывают большинство платежей, но новый контрагент или новый тип оплаты может не определиться — тогда нужно дописать правило.

Чего сервис не делает

• Это не бухгалтерия. Управленческий учёт отвечает на вопрос «сколько мы заработали», а не «что сдавать в налоговую». Первичка, декларации и проводки остаются в 1С и у бухгалтера.
• Платежи из сервиса не отправляются. Доступ к банку только на чтение — так спокойнее.
• История до запуска учтена не полностью. Мы сознательно не стали раскапывать прошлые годы: свели текущие остатки и считаем дальше.

Что изменилось на практике

Дня сведения больше нет. Прибыль за месяц видна в этом месяце, а не в следующем. «Сколько сейчас денег на счёте и в кассе» — это две цифры на главной, а не отдельное выяснение.

Сейчас в учёте около шестисот операций с запуска — и любую из них можно найти за пару секунд и посмотреть, куда она попала в отчёте.

И то, чего в таблице не было совсем: договорённости стали записанными. Какой платёж считается кассой, какой изъятием, к какому месяцу относится вознаграждение партнёра — это теперь правила в настройках, а не устная традиция.

Можно ли так же

Да, и это не обязательно отдельный сервис.

Мы делали своё решение, потому что хорошо понимали собственный учёт и хотели разобраться в задаче на своей шкуре. Многим компаниям хватает меньшего: настроить выгрузку из банка в Битрикс24, собрать отчётность на смарт-процессах, автоматизировать один участок — например, тот же зарплатный реестр или сверку оплат.

Общее здесь одно: если данные уже есть в системах, перекладывать их руками не нужно. Таблица в Excel почти всегда означает, что где-то между двумя системами стоит человек и переносит цифры. Вот это место и стоит убрать первым.

Сколько это стоит

Такой сервис разрабатывается и запускается в работу примерно за неделю. Стоимость — от 50 до 100 тысяч рублей: мы ведём разработку с ИИ, и это заметно дешевле обычной. Точная цифра — после бесплатного разбора задачи. На нём же станет понятно, нужен ли отдельный сервис или хватит настройки в самом Битрикс24.

Если узнали в описании свою таблицу — расскажите, как у вас устроен учёт. Посмотрим, что из этого можно снять с людей.