Входящие УПД из СБИС: согласование в Битрикс24 и автоматическое подписание ЭЦП директора
Если читать некогда
- Задача
- Убрать ручную работу с входящими УПД — поиск, кто заказывал, бумажное согласование, подпись в кабинете СБИС — и хранить подписанные документы у себя на сервере.
- Что сделали
-
- УПД из СБИС сам приходит в Битрикс24 к тому, кто ведёт заказ у этого поставщика, — с наименованиями и суммами из документа;
- директор утверждает в задании и видит, за что подписывает, не открывая файл;
- главбух нажимает «Подписать» — через 1–2 минуты УПД подписан в СБИС ЭЦП директора, токен остаётся у него в компьютере;
- отказ уходит поставщику сам, с причиной;
- PDF со штампами подписей и архив ЭДО — в папке на вашем сервере.
- Чего не делает
- Пока работает только с УПД. Подписывает, пока компьютер с токеном включён и бухгалтер вошёл в Windows, иначе главбух получает задание подписать вручную.
- Как подключается
- Модулем в коробочный Битрикс24 и программой-агентом на компьютер с токеном: агент ставится одним скриптом за несколько минут, без прав администратора.
Что предлагаем: компания «Бизнес Интегратор» покажет решение на созвоне и сделает такое же под ваш порядок согласования. Цена — от 50 000 ₽, разработаем и внедрим от 3–5 рабочих дней.
Главбуху больше не нужно заходить в СБИС, чтобы подписать входящий УПД, и выяснять, кто заказывал работу. Документ сам приходит в Битрикс24 тому, кто ведёт заказ у этого поставщика. Директор утверждает его в задании, главбух нажимает «Подписать», и через 1–2 минуты УПД подписан в СБИС электронной подписью директора. Подписанный экземпляр сохраняется в папку на сервере компании.
Что это даёт:
- УПД не теряются. У каждого документа есть ответственный и стадия, видно, у кого он сейчас.
- Директор видит, за что подписывает. Строки документа с количеством и суммой — прямо в задании, файл открывать не нужно.
- Главбух подписывает одной кнопкой. Токен с ЭЦП остаётся у него в компьютере, в кабинет СБИС заходить не нужно.
- Отказ поставщику уходит сам — с причиной, которую написал менеджер или директор.
- Архив — у вас. PDF со штампами подписей и архив ЭДО лежат на вашем сервере, а не только у оператора.
Ниже — как это устроено, сколько стоит и чего решение пока не делает.
Где застревают входящие документы
СБИС исправно принимает документы от поставщиков. Дальше начинается ручная работа, которой оператор ЭДО не касается.
УПД пришёл от поставщика, а кто из сотрудников заказывал работу, бухгалтер выясняет вручную — по почте, в чатах, звонками.
Распечатать, отнести директору, подписать, отсканировать. Или переписка, в которой через месяц не найти, кто что утвердил.
ЭЦП директора — на токене у бухгалтера. Каждый документ: зайти в кабинет оператора, найти, открыть, подписать.
Подписанные документы лежат в облаке СБИС. А компании нужно хранить их у себя, на своём файловом сервере.
Пока поставщиков несколько, с этим справляется один внимательный бухгалтер. Когда их десятки, УПД лежат неподписанными, поставщики звонят, а директор подписывает документы, не видя, за что они.
Как УПД попадает в Битрикс24
Модуль на коробочном Битрикс24 раз в 5 минут читает новые документы в СБИС через API. На каждый входящий УПД он создаёт карточку смарт-процесса «Входящие документы СБИС»: номер, дата, сумма, продавец и PDF печатной формы.
Наименования работ и услуг с количеством и суммой модуль берёт прямо из XML УПД и пишет в карточку текстом. Директору не нужно открывать файл, чтобы понять, за что документ: строки видны в карточке и в каждом задании.
Снимки — с тестового портала: поставщики, суммы и имена сотрудников на них вымышленные.
Карточка входящего УПД: реквизиты, PDF и наименования работ — без открытия файла.
Кому приходит задание
Главный вопрос входящего документа — кто его ждал. Модуль ищет ответ сам, по порядку:
| Что нашлось в Битрикс24 | Кому задание |
|---|---|
| заявки на согласование счёта этого поставщика | тому, кто ведёт последнюю из них |
| заявок нет, компания-поставщик есть в CRM | ответственному за компанию |
| нет и ответственного | ответственный за разбор выбирает получателя вручную |
Правило поиска подстраиваем под то, как у вас ведутся заказы: по заявкам, сделкам или ответственным в CRM.
Согласование: три человека и одна кнопка
Согласование собрано бизнес-процессом Битрикс24. Каждый участник получает обычное задание с кнопками.
Видит в задании, что в документе, и отправляет его директору на утверждение — или на отклонение с причиной.
Получает задание с теми же строками документа: за что и сколько. Утверждает или отклоняет с причиной.
Документ уже утверждён и ждёт на стадии «Подписание в ЭДО». После кнопки дальше работает агент подписи.
Через 1–2 минуты — ЭЦП директора, стадия «Подписан». Поставщик видит подпись у себя в ЭДО.
Задание главбуху: документ уже утверждён, осталось нажать «Подписать».
Отклонить документ может менеджер или директор, причина обязательна. Отказ попадает к главбуху, и после его подтверждения поставщику в СБИС уходит отказ в подписи с этой причиной — в кабинет оператора заходить не нужно.
Где сейчас документ, видно по стадиям карточки: «Проверка менеджером», «Утверждение у директора», «Подписание в ЭДО», «Подписан». Ветка отказа — «На отклонение» и «Отклонён». Итог подписи модуль пишет в поле карточки «Подпись в ЭДО».
После подписи: стадия «Подписан», в поле «Подпись в ЭДО» — итог из СБИС.
Как подписывается: ключ не покидает токен
Первый вопрос директора — кто получит доступ к его подписи. Никто: токен с ЭЦП директора остаётся в компьютере бухгалтера, там же, где стоит сейчас.
Путь документа: из СБИС в Битрикс24, через согласование к агенту на компьютере бухгалтера и обратно в СБИС уже подписанным. На телефоне схема листается вбок.
На этом компьютере работает небольшая программа — агент подписи. Раз в несколько секунд она сама забирает с портала файлы на подпись, подписывает их и возвращает подпись. Модуль отправляет действие в СБИС, и документ подписан.
Открывать порты, пробрасывать токен на сервер, давать кому-то доступ к файловому серверу. Агент сам ходит на портал по HTTPS. Ставится одним скриптом за несколько минут, права администратора Windows не нужны.
Для тех, кто будет ставить: агент написан на PowerShell, запускается при входе бухгалтера в Windows и подписывает через КриптоПро CSP — откреплённая подпись CAdES-BES по ГОСТ 2012. Тот же принцип работает в отправке документов из Битрикс24 через Диадок и СБИС, только там подписываются исходящие акты и договоры.
Архив у себя, а не только у оператора
Документ, подписанный обеими сторонами, агент сохраняет в сетевую папку компании. Компьютер бухгалтера и так в вашей сети, поэтому снаружи к файловому серверу никто не подключается.
PDF со штампами электронных подписей обеих сторон — его открывают и распечатывают, как обычный документ.
XML документа и файлы подписей — сам электронный документ, а не только его изображение.
Год\ММ месяц\Поставщик\ДД.ММ.ГГГГ № N УПД.pdf — документ находится по дате и поставщику, без поиска по кабинету оператора.
В папку попадают и документы, которые подписали в СБИС вручную, мимо Битрикс24. Архив остаётся полным, даже если кто-то по старой привычке зашёл к оператору.
Архив на сервере компании: год, месяц, поставщик — и в каждой папке PDF и архив ЭДО.
Если что-то пошло не так
Автоматика не должна молча ломаться. Поэтому каждый сбой либо возвращает работу человеку, либо приходит уведомлением.
Компьютер выключен или токен вынут — главбуху приходит обычное задание подписать документ в СБИС вручную, с причиной. Документ не теряется.
Если агент не выходит на связь больше часа в рабочее время, приходит уведомление в Битрикс24.
Об этом тоже приходит уведомление в Битрикс24, с указанием документа.
Список получателей администратор портала меняет сам в настройках, без разработчика.
Было и стало
| Было | Стало | |
|---|---|---|
| Кто заказывал работу | бухгалтер выясняет вручную | задание само приходит тому, кто ведёт заявку по поставщику |
| Что в документе | открыть PDF или XML | наименования, количество и суммы — в карточке и в задании |
| Согласование | на бумаге или в переписке | задания в Битрикс24, на каком шаге документ — видно по стадии |
| Подпись | зайти в СБИС и подписать руками | главбух нажимает «Подписать», через 1–2 минуты документ подписан |
| Отказ поставщику | вручную в кабинете СБИС | уходит сам, с причиной, после подтверждения главбуха |
| Подписанный экземпляр | в облаке оператора | PDF и архив ЭДО в папке на вашем сервере |
Чего решение пока не делает
- Работает только с УПД. Акты, счета и договоры обрабатываются в СБИС, как раньше. Другие типы документов можно добавить — у каждого свой маршрут.
- Подписывает, пока компьютер с токеном включён и бухгалтер вошёл в Windows. Иначе главбух получает задание подписать документ в СБИС вручную.
- Не принимает предложения поставщика об аннулировании. Их принимают в СБИС.
- Сделано для коробочного Битрикс24. Модуль работает внутри портала, на вашем сервере.
Что можно добавить
Со своим кабинетом СБИС и своей ЭЦП: документы каждой организации идут своим маршрутом и подписываются своей подписью.
Акты, счета, договоры — у каждого свой маршрут согласования и свои получатели.
Больше или меньше шагов, разные маршруты по сумме или по поставщику — это настройка бизнес-процессов Битрикс24.
Сколько стоит и сколько делаем
Разработаем и внедрим от 3–5 рабочих дней, цена — от 50 000 ₽. Точную цифру и срок назовём после короткого разбора: как у вас согласуются счета, кто подписывает документы и где хранить архив. Гарантия на работы — год.
Что нужно для запуска
- коробочный Битрикс24 и доступ к его серверу для установки модуля;
- кабинет СБИС и приложение API с правами на входящие документы;
- токен с ЭЦП директора и компьютер, на котором он стоит, с КриптоПро CSP — тот, на котором сейчас подписываете в СБИС;
- сетевая папка для архива, куда этот компьютер может писать;
- кто согласует: менеджеры, директор, главбух — и кому слать уведомления о сбоях.
Частые вопросы
Нет. Токен остаётся в компьютере бухгалтера, документы подписывает агент на этом же компьютере. Наружу уходит только готовая подпись, ключ не покидает токен.
Документ не подпишется автоматически — главбуху придёт обычное задание подписать его в СБИС вручную, с причиной. Если агент молчит больше часа в рабочее время, придёт уведомление в Битрикс24.
Нет. На сервер Битрикс24 ставится только модуль, а агент на компьютере бухгалтера сам забирает файлы с портала по HTTPS. Он ставится одним скриптом за несколько минут, права администратора Windows не нужны.
Да. Отклонить может менеджер или директор, причина обязательна. После подтверждения главбухом поставщику в СБИС уходит отказ в подписи с этой причиной.
Да. В папку на сервере сохраняется всё, что подписано обеими сторонами, — и через Битрикс24, и вручную в СБИС.
Покажем прототип на созвоне и скажем, что из него подойдёт вам как есть, а что нужно будет поменять.
Читайте дальше
Разборы и инструкции из нашей практики — по Битрикс24, интеграциям и ИИ.
