Автоматическая отправка документов через Диадок и СБИС из Битрикс24
Если читать некогда
- Задача
- Отправка документов через ЭДО держится на одном человеке с электронной подписью и доступом к ЭДО, менеджеры не видят, подписан ли акт, подписанные экземпляры лежат в кабинете оператора, а не в сделке.
- Что сделали
-
- документ уходит контрагенту из карточки Битрикс24 за 8 секунд, через СБИС или Диадок;
- подписывает агент на компьютере компании — программа, которую мы специально разработали для этой задачи; ключ компьютер не покидает;
- ответ контрагента сам меняет стадию карточки и автоматически уведомляет менеджера;
- подписанный экземпляр со штампами возвращается в карточку файлом;
- без Битрикс24 то же работает через кабинет отправки документов.
- Как подключается
- По подписке на нашем сервере или разворачивается на вашем сервере разовой покупкой. Другие операторы ЭДО подключаем по запросу.
Что предлагаем: мы, компания «Бизнес Интегратор», подключаем интеграцию с Диадоком и СБИС к Битрикс24 или устанавливаем модуль отправки документов на ваш сервер. Настройка процесса отправки на вашем портале и запуск сервиса отправки — от 20 000 ₽.
Во многих компаниях отправка документов через ЭДО держится на одном человеке: у него электронная подпись и доступ к ЭДО. Менеджеры несут ему акты и договоры, а потом спрашивают, подписал ли клиент. С интеграцией менеджер отправляет документ из карточки Битрикс24 сам: через 8 секунд он уже у контрагента, подписанный квалифицированной подписью компании, а ответ возвращается в ту же карточку.
Разбираем, что это меняет для бизнеса, как выглядит для сотрудника, чего решение пока не умеет и сколько стоит подключение.
Во что обходится отправка вручную
Подключить ЭДО — полдела: выбрать оператора, получить подпись и договориться с контрагентами. Здесь — о том, что начинается потом: кабинет оператора живёт отдельно от CRM, и вокруг него вырастает ручная работа.
Электронная подпись и доступ к ЭДО — у одного сотрудника. Он заболел или уехал — акты ждут, а вместе с ними и оплата.
Статус виден только в кабинете оператора. Менеджер звонит бухгалтеру, бухгалтер ищет документ — и так несколько раз в день.
Он лежит у оператора. Через полгода, когда понадобится, его ищут по памяти: кто отправлял, когда, под каким названием.
Контрагент отклонил документ или предложил его аннулировать, уведомление ушло в общую почту. Менеджер узнаёт об этом, когда клиент не платит.
Ни одна из этих проблем не выглядит большой, пока документов десяток в месяц. Когда их сотни, человек с подписью становится узким местом, через которое проходит вся выручка: пока акт не подписан, деньги не приходят.
Как это выглядит для менеджера
Документы отправляются из смарт-процесса «Отправка документов» в Битрикс24. Сотрудник работает только в карточке — в кабинет оператора он не заходит, а своя электронная подпись ему не нужна: документ подписывается подписью компании.
Менеджер выбирает контрагента, указывает, что отправляет — акт, договор, счёт, — и прикладывает файл.
Процесс определяет тип документа, находит реквизиты получателя, подписывает документ подписью компании и отправляет. На это уходит около 8 секунд.
Стадия — «Отправлено, ждём подписания». Если связи с контрагентом в ЭДО ещё нет, процесс сам отправит ему приглашение и повторит отправку, когда тот примет.
О любом ответе контрагента менеджер получает уведомление автоматически. Подписал — подписанный экземпляр ложится в карточку файлом, стадия «Документооборот завершён». Отклонил или предложил аннулировать — карточка переходит на свою стадию с комментарием.
На снимках экрана названия компаний заменены на тестовые.
Смарт-процесс «Отправка документов» на нашем портале: каждая карточка — документ, стадия показывает, где он сейчас.
Стадии карточки меняются сами, по ответу контрагента. На телефоне схема листается вбок.
Карточка после подписания: все стадии пройдены, внизу — подписанный экземпляр со штампами, его можно открыть, не заходя к оператору.
Если что-то пошло не так — оператор ответил ошибкой, у контрагента несколько подразделений и непонятно, какому отправлять, — процесс не зависает. Он ставит задание ответственному и ждёт его решения.
Было и стало
| Кабинет оператора | Интеграция с Битрикс24 | |
|---|---|---|
| Кто отправляет | один сотрудник с подписью | любой менеджер из карточки |
| Сколько занимает отправка | от минут до дней, если человек занят | 8 секунд |
| Где виден статус | в кабинете оператора | в карточке, стадия меняется сама |
| Где подписанный экземпляр | в кабинете, ищут по памяти | в карточке, файлом со штампами подписей |
| Ответ контрагента | письмо в почте, которую не читают | стадия в карточке и автоматическое уведомление менеджеру |
| Ответственный в отпуске | документы стоят | ничего не меняется |
История по клиенту собирается сама: в карточке компании видно все документы, которые ему уходили, и что с каждым из них сейчас.
Вкладка «Отправка документов» в карточке клиента: все документы, которые ему уходили, — со стадией, сделкой и подписанным экземпляром.
Подпись остаётся у компании
Первый вопрос руководителя обычно такой: кто получит доступ к подписи? Никто.
Квалифицированная подпись остаётся на компьютере компании, где она и стоит сейчас. Там же работает агент подписи — программа, которую мы специально разработали для этой задачи. Она подписывает документ на месте и отдаёт наружу только готовую подпись, сам ключ компьютер не покидает. Менеджеру не нужны ни токен, ни пароль от кабинета оператора.
Из этого следует единственное условие: компьютер с подписью должен быть включён. Если его выключили, документы подождут и уйдут, когда его включат.
Если Битрикс24 нет
Та же интеграция работает и без портала. Вместо карточки Битрикс24 сотрудник заходит в кабинет отправки документов по своему логину, выбирает контрагента и файл и нажимает «Отправить». Подпись так же остаётся у компании, о подписании сотрудник узнаёт из уведомления.
Связь с оператором, подпись и отслеживание ответа в обоих решениях одни и те же — отличается только экран, с которого работают люди. Поэтому кабинет можно поставить отдельно, а можно встроить в систему, в которой компания уже работает.
Готовое решение или под вашу систему
Сейчас интеграция сделана для двух операторов — СБИС и Диадок. Других операторов ЭДО подключаем по запросу: у крупных операторов есть API, и принцип остаётся тем же.
- Интеграция с ЭДО — отправка из бизнес-процессов Битрикс24
- Кабинет отправки документов — если Битрикс24 нет
- СБИС и Диадок
- настраиваем под ваши документы и запускаем
- другой оператор ЭДО
- своя CRM или учётная система
- особый порядок согласования перед отправкой
- собираем из готовых частей, без разработки с нуля
Проверили на себе
Прежде чем предлагать решение клиентам, мы перевели на него собственный документооборот: мы отправляем так свои акты, счета и договоры. На своих документах прошли все основные сценарии:
| Сценарий | Результат |
|---|---|
| Отправка с подписью | 8 секунд от карточки до контрагента |
| У контрагента ещё нет связи с нами | процесс сам отправил приглашение, дождался принятия и отправил документ |
| Контрагент в другом операторе | документ дошёл через роуминг |
| Отзыв документа, который ещё не подписали | 3 секунды, карточка перешла на свою стадию |
| Аннулирование подписанного документа | соглашение подписано за 2 секунды, контрагент его принял |
Статусы документов проверяются раз в 5 минут, так что ответ контрагента появляется в карточке почти сразу, как он его дал.
Чего решение пока не делает
- Не отправляет УПД и счета-фактуры в формате XML — эту отправку можем реализовать по запросу. Сейчас работают акты, договоры, спецификации, счета на оплату, письма и акты сверки.
- Не работает с выключенным компьютером, на котором стоит подпись. Документы ждут, пока его включат.
- Не принимает спорные решения за человека. Контрагент предложил аннулировать документ, оператор вернул ошибку, неясно, какому подразделению отправлять, — решает ответственный, а процесс исполняет.
- Не отменяет подписанный документ мгновенно. Для аннулирования нужно согласие контрагента, и ждать его иногда приходится неделями.
Что нужно для подключения
- кабинет в СБИС или Диадоке и доступ к его API — у Диадока доступ платный и действует до конца лицензии, продление стоит держать на контроле;
- квалифицированная подпись организации — та, с которой вы уже работаете в ЭДО, — и компьютер, на котором она установлена. Сотрудникам, которые отправляют документы, подпись выдавать не нужно;
- Битрикс24, где можно ставить приложения и настраивать бизнес-процессы, — или кабинет отправки, если портала нет;
- решение, какие документы уходят через ЭДО. Это разовая настройка при запуске.
Настройка процесса отправки на вашем портале и запуск сервиса отправки — от 20 000 ₽. Дальше два варианта: по подписке — сервис работает на нашем сервере, плата ежемесячная; разовой покупкой — сервис разворачивается на вашем сервере и остаётся у вас. Точную стоимость назовём после короткого разбора: какие документы, сколько их и с каким оператором вы работаете. Гарантия на работы — год.
Что сделать до разговора с нами
Посчитайте, сколько документов в месяц уходит контрагентам и кто их отправляет. Если это один-два человека и менеджеры регулярно спрашивают их о статусе, интеграция окупится на экономии их времени и на деньгах, которые перестанут ждать подписанного акта.
Частые вопросы
Нет. Подпись остаётся на компьютере компании, документы подписывает агент на этом же компьютере — программа, которую мы специально разработали для этой задачи. Наружу уходит только готовая подпись, ключ компьютер не покидает.
Акты, договоры, спецификации, счета на оплату, письма, акты сверки. УПД и счета-фактуры в формате XML пока не поддерживаются — их отправку можем реализовать по запросу.
Других операторов ЭДО подключаем по запросу. Принцип тот же, меняется только связь с оператором.
Да. Для этого есть кабинет отправки документов: сотрудники заходят в него по логину и отправляют документы, подпись остаётся у компании.
Если связи ещё нет, процесс сам отправит приглашение и дождётся ответа. Если у контрагента другой оператор, документ пойдёт через роуминг — так же, как из кабинета оператора.
Расскажите, каким оператором пользуетесь, кто сейчас отправляет документы и сколько их в месяц. Покажем, как это будет выглядеть у вас, и назовём сроки и стоимость.
Комментарии
Комментариев пока нет. Напишите первый — опубликуем после проверки.
Читайте дальше
Разборы и инструкции из нашей практики — по Битрикс24, интеграциям и ИИ.
