Переход с amoCRM на Битрикс24: чего ждать на самом деле

Запрос «хотим перейти с amoCRM на Битрикс24» мы слышим регулярно. И почти всегда за ним стоит одно и то же ожидание: перенесём базу, откроем новую систему и увидим там всё то же самое, только с большими возможностями.

Перенести всё действительно можно — мы это делаем. Но не нажатием одной кнопки: готовые инструменты переноса умеют не всё, и там, где они не справляются, работает уже наша собственная разработка. Ниже — как этот переход выглядит изнутри, с реальными сроками, ограничениями и нашими собственными ошибками.

Почему вообще переходят

Причины, с которыми к нам приходят чаще всего:

• Стоимость лицензий. Чем больше в компании пользователей, тем заметнее разница в пользу Битрикс24. На небольшой команде это не так важно, на нескольких десятках человек — уже существенно.
• Ограничения по доработкам и интеграциям. В amoCRM возможности расширения ограничены. В Битрикс24, особенно в коробочной версии, можно сделать интеграцию практически с любой системой.
• Функционал за пределами CRM. amoCRM — это CRM. Битрикс24 — ещё и задачи, проекты, документы, чаты, база знаний, телефония в одном месте. Часто переход происходит не ради CRM, а ради того, чтобы перестать платить за пять разных сервисов.
• Автоматизация. Бизнес-процессы Битрикс24 позволяют автоматизировать не только продажи, но и внутреннюю работу — например, согласование договоров и документооборот.

Главное, что нужно понять до старта

Структуры двух систем не совпадают. Готовое приложение для переноса берёт основное — сотрудников, компании, контакты, воронки со стадиями, сделки — но часть связей между записями при таком переносе может потеряться, и на этом обычно всё и заканчивается, если подрядчик работает только готовыми средствами.

Мы на этом не заканчиваем. Что не взял мигратор, переносим своим инструментом, а связи, которые не сохранились, находим и восстанавливаем. Поэтому вопрос «сколько данных мы потеряем» правильнее ставить иначе: сколько времени и денег вы готовы вложить в полноту переноса. Перенести можно всё — вопрос в объёме работы.

Три способа перенести данные

1. Готовое приложение «Мигратор». Самый простой способ: запускаем приложение, оно переносит данные. Требует минимума усилий, но у него есть ограничения, о которых лучше знать заранее:

• Бесплатная версия работает медленно. Скорость ограничена самими разработчиками приложения — перенос средней базы может растянуться до месяца. За платный тариф переносится заметно быстрее, и на проектах со сжатыми сроками мы обычно идём именно этим путём: месяц ожидания почти всегда дороже, чем доплата за скорость.
• Лицензия amoCRM должна быть действующей на всё время переноса, с запасом минимум в месяц. Если в запасе есть три месяца — отлично. Мы видели, как заканчивающаяся лицензия превращала спокойный проект в гонку.
• Переносится не всё. Мигратор берёт основные сущности, но часть связей между записями может не сохраниться, а задачи, события, комментарии, звонки и письма он не переносит вовсе.
• При ошибке переноса приходится обращаться к разработчикам приложения. В последний раз ответ на один вопрос обошёлся нам в 10 000 ₽.

2. Импорт и экспорт через xls и csv. Способ для больших баз, где приложение работает слишком долго. Данные выгружаются таблицами и загружаются в Битрикс24. Медленнее в подготовке, зато предсказуемо по срокам.

3. Наш собственный инструмент переноса. Мы написали его, когда упёрлись в ограничения готовых решений на реальном проекте. Им переносим то, что мигратор не берёт: задачи, события, комментарии к контактам, компаниям и сделкам, информацию о звонках и письмах, прикреплённые файлы. Им же восстанавливаем связи между записями, если они не сохранились при основном переносе.

На практике способы комбинируются. В проекте для инжиниринговой компании «КИП СЕРВИС» — 74 сотрудника, переход на коробочную версию — стандартный мигратор не переносил дела, комментарии и звонки, а срок лицензии amoCRM подходил к концу. Основную часть данных перенесли приложением, а задачи, события, комментарии к контактам, компаниям и сделкам и информацию о звонках и письмах перенесли инструментом, который написали сами. Иначе вся история переписки с клиентами осталась бы в системе, за которую компания перестала платить.

Что может потеряться и что мы с этим делаем

При переносе готовым приложением обычно страдают связи между записями и всё, что приложение не умеет брать: задачи, события, комментарии, звонки, письма, вложенные файлы.

Сколько это занимает

Точного срока до анализа не назовёт никто — и любой, кто называет, скорее всего ошибается. Порядок такой: бесплатная версия приложения на средней базе может занять до месяца, платная — заметно быстрее, наш инструмент снимает ограничение по скорости почти полностью. Но анализ базы всё равно нужен: посмотреть объём, интеграции, автоматизации и понять, что именно переносим.

Пример со сжатыми сроками у нас есть. Для группы компаний «СтандартПродМаш» — производство и поставка оборудования для пищевых производств, 15 человек в Битрикс24 — переход делали в предновогодние недели. Перенесли сотрудников, компании с контактами, воронки продаж вместе со стадиями, сделки, задачи, события, комментарии, прикреплённые файлы, информацию о звонках и письмах, настроили телефонию, почту, мессенджеры, сайт и десять лендингов. Успели, потому что заранее договорились об объёме и не обещали невозможного.

Ошибки, которые мы совершали

Раз уж говорим честно, скажем и про себя. На первых переходах, когда мы работали только готовыми средствами, мы:

• обещали короткие сроки — не зная, что бесплатная версия приложения упрётся в ограничение скорости;
• обещали перенос один в один — на готовом миграторе, который так не умеет;
• закладывали слишком мало времени и денег на работы, а потом делали их себе в убыток.

Собственный инструмент переноса вырос ровно из этих ошибок. Но вывод остался и стал для нас обязательным: каждый переход требует детальной оценки аналитиком. Не «прикинем по телефону», а посмотреть базу, интеграции и автоматизации, и только потом называть срок и цену. Если подрядчик готов назвать точную стоимость перехода, не заглянув в вашу amoCRM, — это плохой признак, независимо от того, кто этот подрядчик.

Как подготовиться

• Продлите лицензию amoCRM с запасом — минимум месяц, лучше больше.
• Решите, что переносим обязательно, а что можно оставить. Полный перенос возможен, но он объёмнее и дороже выборочного — выбор за вами, и его лучше сделать письменно.
• Посчитайте объём базы: от него зависит и срок, и то, каким способом идти.
• Соберите список интеграций: телефония, почта, сайты, лендинги, мессенджеры. Их тоже придётся переносить, и иногда это дольше, чем сами данные.
• Запланируйте обучение. Данные можно перенести идеально, но если люди не понимают, как работать в новой системе, переход всё равно будет считаться неудачным.

Частые вопросы

Если планируете переход и хотите понять объём работ до того, как принимать решение, — напишите нам. Начнём с анализа вашей amoCRM, а не с обещаний.