Imagine Group
Заказчик:
Лучшее ивент-агентство Поволжья по версии фестиваля «Event-Прорыв».
Обладатели номинации «Лучший ивент для бренда» национальной премии «Золотой пазл».
Самое награждаемое агентство Поволжья по итогам 2014 года.
4-кратные призеры фестивалей «Серебряный Меркурий. Регионы-2014» и «Меркурий. Регион. Казань-2015».
Специализируемся на маркетинге впечатлений.
Делаем:
- Мероприятия для брендов
- Mall-маркетинг
- Auto event
- Комплекс услуг в области маркетинга
- Разработка стратегий и креативных коммуникаций
- Организация промо-акций
- PR-сопровождение
- Продакшн
Задачи проекта:
- Автоматизировать и стандартизировать работу сотрудников компании в рамках продажи услуг (проведение ивент-мероприятий)
- Оптимизировать бизнес-процессы в компании (отпуска, оплата счетов, выдача наличных ДС, прием-увольнение сотрудников и прочих)
- Свести коммуникации внутри компании в единое пространство не используя сторонние сервисы
Изначально был проведён аудит и совместное описание процессов, которые было необходимо автоматизировать. Мы с заказчиком выделили 3 абсолютно разных процесса по продаже услуг компании и порядка 8-9 внутренних процессов. Все процессы были описаны аналитиками совместно с заказчиком. Сложность реализации процессов по продаже услуг заключалась в том, что их было тяжело стандартизировать и загнать в рамки, так как процесс по созданию ивент-мероприятия достаточно творческий. В итоге путем мозговых штурмов с заказчиком, мы загнали в рамки ключевые этапы, а творческая работа велась в "Проектах", созданных Бизнес-процессом. Так же были описаны внутренние процессы: запрос на оплату счета, выдача наличных денежных средств, прием и увольнение сотрудников, заявление на отпуск и еще ряд процессов.
Итог:Все процессы, описанные выше были реализованы в тестовом варианте, мы согласовали с заказчиком срок для тестирования процессов и сбор обратной связи с сотрудников. По истечению оговоренного срока - мы собрали обратную связь и сделали все необходимые правки. Все внедренные процессы - работают и пользуются спросом. Необходимость в ведении таблиц - пропала. Так же была интегрирована электронная почта и мобильная связь в Битрикс24.
Пример использования бизнес-процессов:
Был создан процесс по выдаче наличных денежных средств, который активно используется всеми сотрудниками компании. При запуске процесса, сотрудник указывает какую сумму необходимо получить, к какой дате и в рамках какого проекта. Далее эту сумму он получает и бухгалтера, который подтверждает факт выдачи. Далее сотруднику в рамках задания от бизнес-процесса необходимо отчитаться за выданную сумму (приложив сканы или скриншоты отчетных документов), так же сотрудник указывает сумму итого потраченных ДС, Битрикс считает разницу между выданной и потраченной и передает данные отчеты и сумму бухгалтеру, который должен подтвердить отчетные документы и принять не потраченные ДС. И только после подтверждения этого факта процесс закрывается. Далее бухгалтер может сформировать отчет по выданным ДС за определенный период, проект или цель в рамках которого выданы ДС. А так же сформировать остаток сумм на руках сотрудников либо сумму, по которым сотрудники уже отчитались.
